De STASI van de 21st eeuw

10 stappen-handleiding witwaspreventie - denk je echt dat dit iets NORMAAL is!?

Deze korte handleiding geeft in 10 stappen aan wat u dient te doen in het kader van het cliëntenonderzoek, de waakzaamheidverplichting en de meldingsplicht zoals opgelegd door de wet en het reglement. Deze brochure is geen vervanging van de wettekst of het reglement maar fungeert enkel als leidraad bij het uitvoeren van uw verplichtingen. Er werden geen uitzonderingssituaties opgenomen; de handleiding beoogt enkel de hoofdregels te verduidelijken. Voor de volledigheid consulteert u de wet en het reglement. 

• stap 1: wanneer is de wet van toepassing
• stap 2: identificeer uw cliënt
• stap 3: verifier de identiteit
• stap 4: identificeer de uiteindelijke begunstigde
• stap 5: politiek prominent persoon (PPP)?
• stap 6: doel en aard van de zakelijke relatie?
• stap 7: blijf waakzaam
• stap 8: wat bij introductie van een cliënt?
• stap 9: ongebruikelijke transactie?
• stap 10: meld de ongebruikelijke transactie onmiddellijk aan de stafhouder van uw Orde 
   

stap 1: wanneer is de wet van toepassing?

Om te bepalen of u onder het toepassingsgebied van de wet valt, kijk of u te maken heeft met één van de volgende situaties. De cliënt vraagt u om hem bij te staan bij het voorbereiden of uitvoeren van verrichtingen i.v.m.:

• de aan- of verkoop van onroerende goederen of bedrijven;
• het beheren van geld, effecten of andere activa;
• de opening of het beheer van bank-, spaar- of effectenrekeningen;
• het organiseren van inbreng die nodig is voor de oprichting, de uitbating of het beheer van vennootschappen;
• de oprichting, uitbating of het beheer van vennootschappen, trusts, fiducieën of soortgelijke juridische constructies; 
• of wanneer u optreedt in naam en voor rekening van uw cliënt in financiële verrichtingen of verrichtingen in onroerend goed.

Opgelet: Bij het bepalen van de rechtspositie enz. blijft de wet van toepassing, alleen zijn er uitzonderingen op de verplichtingen van de wet: art. 7, § 5 (niet aangaan van een zakelijke relatie zonder voorafgaandelijk klantenonderzoek), art. 8, § 5 (identificatie uiteindelijke begunstigde) en art. 26 (meldingsplicht).

stap 2: identificeer uw cliënt - Vraag uw cliënt naar zijn of haar identiteitsgegevens alvorens met eventuele dienstverlening aan te vangen. Leg deze gegevens vast en bewaar ze. Doe hetzelfde voor de lasthebber van uw cliënt.

U vindt hier enkele documenten die u kunnen helpen bij stap 2:

• beslissingsboom I (natuurlijke personen)
• beslissingsboom II (rechtspersonen)
• nota m.b.t. de identificatie van de cliënt – natuurlijke persoon die persoonlijk aanwezig is
• modelbrief identificatie cliënt – natuurlijke persoon die niet persoonlijk aanwezig is
• modelbrief identificatie cliënt – rechtspersoon
• modelformulier identificatie cliënt – natuurlijke persoon
• modelformulier identificatie cliënt – rechtspersoon
• modelbrief identificatie lasthebber(s) van de cliënt – natuurlijke perso(o)n(en)
• modelbrief identificatie lasthebber(s) van de cliënt – rechtspersoon
• modelformulier identificatie lasthebber(s) van de cliënt – natuurlijk persoon
• modelformulier identificatie lasthebber(s) van de cliënt – rechtspersoon 

stap 3: verifieer de identiteit - Ga na of de opgegeven identiteit (stap 2) overeenstemt met de werkelijke identiteit alvorens met eventuele dienstverlening aan te vangen. U verifieert aan de hand van:

• natuurlijke personen: paspoort/identiteitskaart/rijbewijs;
• Belgische rechtspersonen: KBO-uittreksel/notariële akte;
• buitenlandse rechtspersonen met vestiging in België: KBO-uittreksel/notariële akte
• buitenlandse rechtspersonen zonder vestiging in België: betrouwbare en in het internationaal verkeer gebruikelijke documenten, gegevens of inlichtingen.

Opgelet: wees extra alert indien uw cliënt niet fysiek aanwezig is. In dit geval is er immers een verhoogd risico en dienen bijkomende maatregelen genomen te worden.

stap 4: identificeer de uiteindelijke begunstigde -  Is uw cliënt een rechtspersoon? Identificeer dan de uiteindelijke begunstigde en verifieer diens identiteit. De uiteindelijke begunstigde is een natuurlijk persoon die meer dan 25% van de aandelen of stemrechten bezit of een natuurlijk persoon die op een andere wijze de controle heeft over het bestuur van de vennootschap.

U vindt hier enkele documenten die u kunnen helpen bij stap 4:

• beslissingsboom III (uiteindelijke begunstigde(n))
• modelbrief identificatie uiteindelijke begunstigde(n) van de cliënt – natuurlijke perso(o)n(en)
• modelbrief identificatie uiteindelijke begunstigde(n) van de cliënt – rechtspersoon
• modelbrief identificatie uiteindelijke begunstigde(n) van de cliënt – natuurlijke perso(o)n(en)/brief aan raadsman
• modelbrief identificatie uiteindelijke begunstigde(n) van de cliënt – rechtspersoon/brief aan raadsman
• modelformulier identificatie uiteindelijke begunstigde(n) van de cliënt – natuurlijke persoon
• modelformulier identificatie uiteindelijke begunstigde(n) van de cliënt – rechtspersoon

stap 5: politiek prominent persoon (PPP)? Onderzoek of uw cliënt nu of tot 1 jaar geleden een bepaalde publieke functie in het buitenland bekleedt resp. bekleedde. Ook personen die nauw verbonden zijn met een PPP worden geviseerd. Raadpleeg internet, internationale PPP-lijst of andere betrouwbare bronnen. 

stap 6: doel en aard van de zakelijke relatie? Vorm een oordeel over het doel en de aard van de zakelijke relatie tussen de cliënt en uzelf. Onderzoek ook de aard, herkomst en bestemming van middelen om een risico-inschatting te maken. Waar komt de cliënt vandaan? Waarom komt hij bij u? Is dit logisch?

stap 7: blijf waakzaam - Controleer regelmatig het risicoprofiel van en de zakelijke relatie met uw cliënt. Kijk na of de gevraagde diensten afwijken van het normale patroon. Pas eventueel het risicoprofiel aan (stap 6).

stap 8: wat bij introductie van een client? - Een cliënt wordt bij u geïntroduceerd door een ander adviseur/zaakaanbrenger die aan de wet is onderworpen: u kunt de identificatie en de verificatie van de cliënt overnemen indien deze op correcte wijze geschiedden.

U vindt hier enkele documenten die u kunnen helpen bij stap 8:

• modelformulier identificatie van andere personen die tussenkomen in de verrichting of in de feiten – natuurlijke persoon
• modelformulier identificatie van andere personen die tussenkomen in de verrichting of in de feiten – rechtspersoon

Opgelet: u blijft zelf verantwoordelijk voor het uitvoeren van stap 6 en 7.

stap 9: ongebruikelijke transactie? Stelt u feiten vast waarvan u weet of vermoedt dat ze verband houden met het witwassen van geld of met de financiering van terrorisme zoals bedoeld in de wet, ga dan onverwijld naar stap 10.

stap 10:  meld de ongebruikelijke transactie onmiddellijk aan de stafhouder van uw Orde

U vindt hier enkele documenten die u kunnen helpen bij stap 10:

• model begeleidende brief melding aan de stafhouder
• model meldingsformulier

Voor de modelbrief melding van de stafhouder aan de witwascel (CFI): zie privaat luik > informatie > deontologie, wetgeving en reglementen > witwaspreventie > info voor stafhouders.